Funções e Níveis da Gestão - Detalhado

Funções e Níveis da Gestão - Detalhado

Organização

Uma organização é uma entidade social conscientemente coordenada, com uma fronteira relativamente identificável, que funciona numa base relativamente contínua para atingir um objectivo comum ou um conjunto de objectivos.

Outras definições para Organização:

• Organizar é atribuir a uma estrutura (partes), as funções das partes e seu relacionamento (estrutura organizacional) em uma entidade ou empresa.

• Organização é um sistema que tem objectivos específicos e uma estrutura organizacional com recursos que devem ser geridos para atingir os seus objectivos.

Funções e Níveis da Gestão

Para que uma empresa atinja os objectivos, é indispensável que todos os recursos envolvidos funcionem em perfeita coordenação.

Isto é, só se consegue assegurar mediante uma actuação deliberada de prossecução dos objectivos da empresa e uma aplicação adequada dos seus recursos, com vista à satisfação dos interesses de todos os envolvidos na empresa.

É esta actividade que designamos como Gestão.

Funções da Gestão

A gestão incorpora um conjunto de funções que permitem conduzir a empresa de forma a que os seus objectivos sejam atingidos.

No seguinte quadro estão descritas as grandes funções da gestão:

Função	Descrição
Planeamento	Os gestores definem objectivos e a forma de os atingir
Organização	Os gestores definem as inter-relações entre as diversas funções da empresa
Direcção	Os gestores coordenam a execução de tudo o que foi planeado
Controlo	Os gestores controlam os resultados obtidos, comparando-os com os objectivos pretendidos, e introduzem as necessidades de correcção

Embora o processo de gestão seja uma sequência de fases, estas interagem entre si.

A retroacção entre as diferentes fases torna este processo num sistema dinâmico e em contínua adaptação â envolvente externa e à situação interna da empresa.

Níveis de Gestão

Dentro duma empresa cada pessoa tem a seu cargo um conjunto de tarefas, que poderão ser apenas de gestão, no caso de directores/administradores, ou um misto de gestão e execução, nos casos de níveis intermédios, ou apenas de execução, no caso dos empregados de nível mais baixo.

O seguinte quadro mostra os níveis típicos de uma organização:

Nível	Descrição
Nível institucional (gestão de topo)	Área onde são decididas as estratégias da empresa, a sua eventual integração em estruturas empresariais mais complexas (grupos económicos) e, de um modo geral, definidos os equilíbrios e procedimentos que asseguram a sobrevivência e o sucesso de todo o sistema empresarial
Nível de gestão (gestão intermédia)	Processo de intervenção sobre as realidades operacionais visando melhorá-las, segundo critérios de rendibilidade e de acordo com as indicações de mercado
Nível operacional	Formas de combinação de recursos humanos e materiais que a empresa utiliza para a realização das operações produtivas e comerciais. Neste sistema a racionalidade das decisões permanece limitada aos aspectos técnico

Os níveis institucional e de gestão serão os que têm a seu cargo as funções de gestão (planeamento, organização, direcção e controlo).

Dependendo da posição em que cada pessoa se encontra na empresa, o tempo dedicado a cada função será diferente.

A gestão de topo tem um maior componente de planeamento e organização.

Nos níveis mais baixos da gestão a função direcção (no sentido de liderança/coordenação) terá maior peso. De facto, quanto maior é o peso das actividades de gestão, menos é o das actividades de execução.

Distribuição de tempo/níveis de gestão

Fonte: Parcialmente baseado e adaptado de Thomas A. Mahoney H. Ferdee, and Stephen gentlemen Carrol, "The Job(s) os Management", Industrial Relations

Áreas de Actuação da Gestão

A actividade primordial da gestão de empresas que designámos de gestão institucional consiste na identificação do valor que a empresa pode gerar na economia e da melhor aplicação de recursos com sita a gerar esse valor.

Designamos esta tarefa gestão estratégica.

O desempenho da gestão estratégica arte da compreensão da relação da empresa com o seu meio ambiente. De facto, a actividade da empresa não ocorre do vazio. Cada empresa é um elo numa complexa malha de entidade: empresas, instituições públicas, pessoas, grupos de interesse. Encontramos aqui uma primeira área de actuação da gestão de empresas: identificar o lugar da empresa na complexa teia que constitui o seu meio envolvente, procurando determinar em que medida esta influência o comportamento da empresa e em que medida este comportamento influencia o meio.

Matriz Níveis/Funções

Planeamento é:

• Um esforço sistemático e formal que visa estabelecer direcção para aumentar a probabilidade de ocorrência dos resultados desejados.

• Um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de maneira mais eficiente, eficaz e efectiva, com a melhor concentração de esforços e utilização de recursos.

Princípios gerais:

• Contribuição aos objectivos máximos da empresa.

• Precedência do planeamento em relação às demais funções administrativas.

• Maior penetração e abrangência, causando modificações nas pessoas, tecnologias e sistemas.

• Maior eficiência, eficácia e efectividade

Algumas Razões para Planear

• Constantes mudanças no meio ambiente

• Necessidade de antecipar situações desejadas e evitar situações não desejadas

• Necessidade de adaptação organizacional

Sequências do planeamento

O Planeamento Estratégico é o processo pelo qual:

• os gestores de uma organização constroem uma visão de futuro desejável;

• as estratégias para realizar esta visão são definidas;

• e são estruturadas operações e projectos para implementar as estratégias.

Um processo de Planeamento Estratégico deve:

• Ter a participação de todos os gestores;

• Estabelecer uma primeira proposta de um plano estratégico possível de ser implementada;

• Capacitar o corpo Directivo nos conceitos do planeamento estratégico;

• Ser uma GRANDE oportunidade para discussão entre os gestores;

• Introduzir o pensamento estratégico em todos os níveis de responsabilidade;

• Ter uma liderança forte

Fases do planeamento

Recursos para o Planeamento

• Pessoas comprometidas (tempo)

• Moderador/Facilitador (externo)

• Informações sobre o ambiente

• Indicadores internos

• Capacitação dos participantes

• Ferramentas

• Infra-estrutura

Resultados do Planeamento

• Plano Estratégico

• Necessidade de Recursos para implementação das estratégias

Um Bom Plano Estratégico

• Possui consistência entre missão, visão, objectivos, estratégias e implementação.

• Foca no que pode trazer vantagem competitiva.

• É simples o suficiente para ser usado e complexo o bastante para ser útil.

• É flexível para se adequar às condições reais da implementação.

Organização é:

O processo administrativo que visa à estruturação da empresa, reunindo pessoas e os equipamentos, de acordo com o planeamento efectuado.

Referente a estrutura organizacional, pode-se entendê-la recorrendo a duas teorias de organização:

1ª) Teoria organicista: as empresas são comparadas ao organismo animal. Trata-se de um estudo pelo processo analógico, por meio do qual se observa a semelhança entre coisas diferentes. Podemos dizer que o conceito de órgão envolve a palavra função, que significa a acção de cada órgão, ou no caso da empresa, os serviços executados em cada departamento ou secção.

2ª) Teoria comportamentista: as empresas constituem uma reunião de pessoas que trabalham para a produção de mercadorias e/ou serviços. As relações que se estabelecem entre as pessoas que trabalham numa empresa constituem o que se chama de estrutura organizacional.

A estrutura organizacional determina quais os cargos ou postos que devem ser ocupados pelas pessoas, bem como as funções (ou serviços) a serem desempenhadas por elas.

Quando a empresa é organizada chama-se: “Estrutura de Organização Formal”, estabelecimento da linha de autoridade (quem tem autoridade sobre os subordinados) e a linha de responsabilidade (quem tem de prestar obediência a determinada autoridade).

Direcção é:

O processo administrativo que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas antecipadamente planejadas.”

Dirigir uma empresa significa conseguir que os empregados executem as tarefas (ou serviços) pelas quais respondem.

“Tarefa é um trabalho que se há de concluir em determinado tempo; serviço é o exercício de funções obrigatórias, ou, então, o desempenho de qualquer trabalho.”

Controlo é:

O processo administrativo que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar sua repetição.”

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